Rechnungsversand automatisieren — von der Leistung bis zum Geldeingang
Rechnungserstellung dauert Tage, Mahnwesen wird vergessen, Geldeingänge werden nicht abgeglichen — Cashflow leidet.
Was Sie heute verlieren.
End-to-End-Pipeline: Leistung erfasst → Rechnung generiert → versendet → Mahnwesen → Zahlungsabgleich. Vollautomatisch, GoBD-konform.
Wo Rechnungsprozesse Geld kosten
- 01Manuelle Rechnungserstellung im Excel/Word führt zu Fehlern, falschen Steuersätzen und Compliance-Risiken.
- 02Vergessene Rechnungen verzögern Cashflow um Wochen — DSO steigt, Liquidität sinkt.
- 03Mahnwesen wird inkonsistent gehandhabt — kleine Beträge gehen verloren, Kunden lernen, dass Mahnungen folgenlos bleiben.
- 04Manueller Zahlungsabgleich aus Bank-Statements ist mühsam und führt zu offenen Posten in der Buchhaltung.
Rechnungs-Pipeline aufsetzen
- 01
Leistungserfassung
Anbindung an Time-Tracking (Toggl, Harvest), Projekt-Management (Asana, Jira) oder CRM (HubSpot Deal-Closure). Leistungen automatisch in Rechnungs-Drafts überführt.
- 02
Auto-Generation & Versand
Rechnung wird mit Ihrem Branding generiert, GoBD-konform mit fortlaufender Nummer, korrekter USt., E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) bei B2B-Pflicht.
- 03
Versand & Tracking
Versand per E-Mail (mit Lese-Bestätigung) oder Peppol (B2G/B2B). Status-Tracking: gesendet, geöffnet, bezahlt, überfällig.
- 04
Mahnwesen
Eskalations-Stufen (freundliche Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Inkasso) mit Zeitstempeln und Texten. Auto-Versand basierend auf Fälligkeit.
- 05
Zahlungsabgleich & DATEV
Bank-Account-Sync (PSD2-API) erkennt eingehende Zahlungen und matcht sie zu offenen Rechnungen. Tagesexport an DATEV/Lexware.
Was Sie konkret gewinnen.
- DSO (Days Sales Outstanding) −40 %
- 100 % GoBD- und USt-konforme Rechnungen
- E-Rechnungs-fähig (B2G-Pflicht ab 2025, B2B ab 2026)
- Mahnwesen läuft automatisch ohne Vergessen
- Live-Cashflow-Übersicht in Echtzeit
- DATEV/Lexware/sevDesk-Sync ohne Tippen
Mit diesem Stack bauen wir.
Erprobte Channels und Tools — WhatsApp Business API, n8n, OpenAI, CRM-Integrationen, jederzeit erweiterbar und migrierbar.
Was Unternehmen vor dem Setup fragen.
Klare Antworten auf die Fragen, die wir am häufigsten zu diesem Anwendungsfall hören — von Channels und Wissensbasis bis Soft-Handoff und DSGVO.
Sind die Rechnungen GoBD-konform?
Ja. Fortlaufende Nummerierung, unveränderliche Speicherung (WORM), vollständige Belegerfassung, Verfahrensdokumentation. Wir liefern alle Audit-Anforderungen für Betriebsprüfung mit.
Was ist mit der E-Rechnungs-Pflicht?
Wir unterstützen XRechnung (B2G-Pflicht seit 2020) und ZUGFeRD (B2B-Pflicht ab 2026). Hybride Versand möglich: PDF + strukturierter Datensatz, automatisch je nach Empfänger-Typ.
Wie funktioniert der Bank-Sync?
Über PSD2-API (FinAPI, GoCardless, Tink) verbinden wir Ihr Geschäftskonto. Eingehende Zahlungen werden automatisch über Verwendungszweck zu offenen Rechnungen gematcht. Bei Unklarheiten Review-Queue für Buchhaltung.
Was kostet ein Rechnungs-Setup?
Pro-Pakete starten bei 290 €/Monat. Einmalige Einrichtung 1.490-3.900 € je nach Komplexität. Bei 50+ Rechnungen/Monat ROI innerhalb von 4-6 Wochen.
Weitere Anwendungsfälle.
Lead-Routing automatisieren
Inbound-Leads warten Stunden, bis sie zugewiesen werden — und landen oft beim falschen Vertriebler ohne Branchen-Kontext.
Anwendungsfall ansehenOperationsOnboarding-Flows automatisieren
Neuer Mitarbeiter wartet Tage auf Account, Hardware und Trainings — bis zur Produktivität vergehen 3-4 Wochen, in denen das Team belastet wird.
Anwendungsfall ansehenOperationsCRM-Datenpflege automatisieren
Ihr CRM ist eine Datenmüllhalde: Dubletten, fehlende Felder, veraltete Kontakte. Vertrieb verliert Vertrauen, Marketing-Kampagnen versanden.
Anwendungsfall ansehen
Diesen Anwendungsfall in Ihrem Team umsetzen.
Kostenlose Erstberatung — wir klären in 30 Minuten, ob und wie der KI-Agent für Ihre Konversations-Pipeline passt: Channels, Wissensbasis, Soft-Handoff und DSGVO.